ACB-Kongressprofis erweitern Knowhow zur sicheren Durchführung von Veranstaltungen

Am 11. November 2020 fand die dritte Auflage der Think Tank Reihe „Durchführung von sicheren und verantwortungsvollen Veranstaltungen mit Präventionskonzept“ des Austrian Convention Bureaus (ACB) statt. Dabei diskutierten MitarbeiterInnen führender Tagungsunternehmen Fallbeispiele von Kongress, Tagung und Messe, die in den vergangenen Wochen in Österreich stattfanden.

Branchenaustausch zu Herausforderungen und Learnings

Im ACB Think Tank präsentierten BranchenexpertInnen den über 60 VerbandskollegInnen aus ganz Österreich die Umsetzung von Veranstaltungen in den Bereichen Kongress, Tagung, Gala und Messe. Dazu zählten: 61. Österreichischer Chirurgenkongress (Hybrid Meeting, Reed Messe Wien) präsentiert und organisiert durch die Wiener Medizinische Akademie, 55. Wissenschaftliche Tagung der Österreichischen Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht (Ferry Porsche Congress Center Zell am See), 58. Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde (Green Meeting, Congress und Messe Innsbruck) präsentiert und organisiert durch PCO Tyrol Congress, HERMES.Wirtschaftsgala und die marke[ding] Messe (Hofburg Vienna). Für jede Veranstaltung wurde ein detailliertes Präventionskonzept ausgearbeitet und behördlich genehmigt.

Große Hürden und erhöhte Komplexität

Die größte Hürde in der Umsetzung lag laut den präsentierenden ACB Mitgliedern bei den sich laufend verändernden Rahmenbedingungen sowie langen Zeitspanne zwischen den Pressekonferenzen der Regierung und der Veröffentlichung der entsprechenden Verordnung. Die erhöhte Komplexität in der Verwirklichung von Veranstaltungen mit Covid-19 Präventionsmaßnahmen stellte die Verantwortlichen unter anderem in der Umsetzung von Parallel-Sessions, der Vermeidung von Nadelöhren bei kritischen Punkten, Sitzplatzzuteilung, sowie spezieller Beschilderung durch erhöhten Kommunikationsbedarf vor neue Herausforderungen.

Hilfsmittel bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Als äußerst hilfreich stellte sich für alle die Schulung zum Covid-19 Beauftragten heraus, um aus verschiedenen Blickwinkeln potenzielle Probleme zu identifizieren. Neben der professionellen Umsetzung der Covid-19 Präventionsmaßnahmen wurden bei einigen Konzepten weiters auf den Einsatz von Covid-19 Schnelltest sowie Contact-Tracing-Tools gesetzt. Besonders wichtig bei der Planung, Umsetzung und Realisierung solch vielschichtiger Veranstaltungen war der offene und regelmäßige Austausch mit allen Beteiligten.

„Als Location sollte man selbst bestmöglich über alle Vorschriften informiert sein und konkrete Maßnahmen vorschlagen, um den Veranstalter in der Planung unterstützen zu können. Außerdem gilt es, positiv zu bleiben und unter Einhaltung der gegebenen Sicherheitsbestimmungen Veranstaltungen durchzuführen anstatt abzusagen. Nach einer gewissen Lernkurve wird so auch das Erstellen und die Genehmigung des Präventionskonzepts zur Routine.“ So das Learning von Uwe Edlinger, Ferry Porsche Congress Center Zell am See.

Veranstaltungen durch professionelle Planung möglich

Die Fallbeispiele haben gezeigt, dass mit professioneller Planung sehr wohl Veranstaltungen mit Anwesenheit möglich sind. Einige Punkte wie z.B. die Sanitärsituation, mögliche Stauungspunkte und Lüftungsanlagen stellen VeranstalterInnen und Locations immer wieder vor Herausforderungen. Aber:

Umso mehr Veranstaltungen mit Präventionskonzept durchgeführt werden, desto größer ist auch die Community, in der man sich diesbezüglich austauschen kann“, ist Georg Geczek, Leiter Competence Center Event Safety Management Wiener Roten Kreuz, überzeugt.

ACB Geschäftsführerin und Moderatorin des Think Tanks Michaela Schedlbauer Zippusch, ergänzt: „Wir sehen es als unsere wesentliche Aufgabe gerade jetzt den Austausch in unserer Community hoch zu halten. Wir sitzen alle im selben Boot und haben ein gemeinsames Ziel: Tagungen und Kongresse sobald wie möglich, so sicher wie möglich veranstalten zu können.“

Nachhaltiger Aufbau von Wissen im Austrian Convention Bureau

Trotz schwieriger Rahmenbedingungen arbeitet die heimische Tagungscommunity verstärkt an der Weiterentwicklung ihrer Produkte. Dabei ist ein Schlüssel der offene Austausch der Mitglieder im Dachverband des Austrian Convention Bureaus. Auf dem diesjährigen Jahreskongress des ACB, der Convention4u virtual edition fand erstmals der Think Tank zur Durchführung von sicheren und verantwortungsvollen Veranstaltungen statt. Dabei wurden die Herausforderungen eines Präventionskonzepts mit den MitarbeiterInnen von Locations, Professional Congress Organisern, Veranstaltern und Convention Bureaus diskutiert. Erste Erfahrungen hinsichtlich der Erstellung sowie Genehmigung bei den Behörden tauschten die Profis bei einem zweiten Think Tank Anfang September aus als die Branche in den Vorbereitungen für Tagungen und Kongresse im Frühherbst, dem Auftakt der eigentlichen Jahreshochsaison für Kongresse, stand.

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