Barrierefreie Events – von Anfang an ein Gewinn für alle

Veranstaltungen, Tagungen, Kongresse, Events oder auch Incentives zu konzipieren und zu planen ist viel Arbeit. Alle Fäden in der Hand zu behalten, ist schon Herausforderung genug. Sich noch mit weiteren Themen, wie z.B. Barrierefreiheit zu beschäftigen, erscheint deshalb vielen Eventplanern schier unmöglich. Dabei muss hier keinesfalls das Rad neu erfunden werden. Es geht vor allem um einen ersten Perspektivwechsel, der es ermöglicht, eigene Standards für Veranstaltungen zu entwickeln, in der Barrierefreiheit fest verankert ist. Die barrierefreien Aspekte von Beginn an in die Konzeption und das Projektmanagement einzubinden, läuft ohne Mehraufwand mit dem 2-Phasen-Modell von events-barrierefrei.de.

Als wir uns vor drei Jahren die Frage stellten „Wie können Events aussehen, die für alle zu einem unvergessenen Erlebnis werden“ konnten wir nicht erahnen, welche Komplexität in diesem einen Satz steckt. Wir wurden mit einer Vielzahl an Begrifflichkeiten wie Inklusion, Teilhabe, Zugänglichkeit, Bedürfnisse von Teilnehmern mit Beeinträchtigungen, Barrierefreiheit konfrontiert, die in der Eventbranche wenig bekannt und nur zögerlich Auswirkungen auf die Eventplanung haben.

Dabei leben doch internationale Kongresse, Messen, Sportevents, Eröffnungen von Standorten von einem vielfältigen, bunten und heterogenen Publikum mit ganz unterschiedlichen Bedürfnissen.

Basis für neue zugängliche Eventformate

Schauen wir auf die Anbieter und Betreiber von Locations – seien es Veranstaltungshallen, Messezentren oder Arenen – sie kümmern sich seit Jahre um Barrierefreiheit in ihren Häusern, da baugesetzliche Rahmenbedingungen konkrete Anforderungen stellen und Barrierefreiheit ein Teil der gewünschten Multifunktionalität darstellt.

Veranstalter und Eventplaner hingegen benötigen noch deutlich mehr Offenheit sowie professionellen Input für eine erfolgreiche Umsetzung und Einbindung barrierefreier Aspekte in ihren Projektplanungen.

Die Gründe dafür sind recht vielfältig: Heutzutage strömen immer häufiger neue Herausforderungen auf die Eventbranche ein, auf die neben dem täglichen Business reagiert werden muss. Zu nennen sind Spezialthemen wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder das Erarbeitung immer ausgefeilterer Sicherheitskonzepte. Dabei gehen Themen wie Barrierefreiheit oftmals unter.

Jedoch sollte die soziale Dimension von Barrierefreiheit nicht unterschätzt werden – die Teilnehmer kultureller Aktivitäten werden immer bunter, älter und anspruchsvoller und benötigen neue zugängliche Formate.

Barrierefreiheit von Anfang an

Die Kernfrage stellt sich: Welche Voraussetzungen benötigen Eventplanungsteams für eine erfolgreiche barrierefreie Eventplanung, um eine Teilhabe aller Menschen, ganz gleich, ob mit oder ohne Beeinträchtigung, an Veranstaltungen ermöglicht?

Das folgende 2-Phasen-Modell zeigt die systematische Einbindung von Barrierefreiheit in die Projektplanung. Es zeigt, dass sich Barrierefreiheit von Beginn bis zur Endphase der Veranstaltungsplanung wie ein roter Faden durch Planung und Umsetzung zieht – eine wichtige Voraussetzung dafür, dass unnötige Mehrkosten so weit wie möglich von Anfang an vermieden werden.

2-Phasen-Modell für barrierefreie Events

Durch die Zuordnung eines Eventprojekts in zwei Phasen, wird der jeweilige Kenntnisstand über mögliche Bedürfnisse der Teilnehmenden berücksichtigt.

Phase 1 – Notwendige Aspekte der Barrierefreiheit

In Phase 1 zu Beginn der Konzeption und Planung gibt es noch keine konkreten Erkenntnisse, denn in dieser frühen Phase geht es um die ersten Schritte in der Eventplanung.  Folgende fünf Schritte führen bereits in diesem Projektabschnitt zu einem deutlichen Gewinn an Barrierefreiheit für die Veranstaltung:

• Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen Standards, dazu gehört, dass Sie sich als Unternehmen, als Veranstalter generell für die Planung barrierefreier Veranstaltungen entscheiden und künftig alle Arten von Events danach planen
• Sensibilisieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter zunächst für die möglichen Bedürfnisse von Besuchern und Teilnehmern
• Oberstes Ziel für Ihre Events ist es, soweit wie möglich die Zugänglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen unter Berücksichtigung deren Bedürfnisse
• Nutzen Sie vorhandene Ressourcen. Viele Event- und Messelocations verfügen über zahlreiche barrierefreie Komponenten, die Sie als Veranstalter nutzen können. Hier geht es z.B. um barrierefreie Zugänge, Leit- und Orientierungssysteme am und im Gebäude, aber auch um die Nutzung von sogenannter assistiver Technik für höreingeschränkte Teilnehmer. All diese Aspekte sorgen für eine gute Basis in Sachen Barrierefreiheit für den Veranstalter
• Kommunizieren Sie von Anfang an über Ihr Engagement für mehr Barrierefreiheit – zunächst intern über alle Hierarchieebenen, um alle Mitarbeiter mit einzubeziehen. Anschließend leiten Sie Ihre Standards an alle Dienstleister und Partner weiter, die Sie bei der Umsetzung von Barrierefreiheit in Ihren Veranstaltungen unterstützen.

Phase 2 – Bedarfsabhängige Aspekte

In Phase 2 tritt der Veranstaltungsplaner oder Veranstalter mit potentiellen Teilnehmern in Kontakt und kann die konkreten Bedürfnisse in Bezug auf Mobilität oder auch Seh- oder Höreinschränkungen in Erfahrung bringen.

Folgende Schritte runden die bereits in Phase 1 der Eventplanung eingebundenen barrierefreien Aspekte ab:

• Ermitteln Sie nun den konkreten Bedarf Ihrer potentiellen Teilnehmer in Bezug auf Barrierefreiheit, z.B. in Ihrem Anmeldetool, und treten Sie für Rückfragen direkt mit den entsprechenden Teilnehmern in Kontakt
• Prüfen Sie offen und ehrlich die Machbarkeit dieser Anforderungen – es gibt durchaus Maßnahmen, die schlecht oder kaum umgesetzt werden können. Hier hilft ein klärendes Gespräch mit den Teilnehmern, um ggf. nach möglichen Alternativen zu suchen
• Setzen Sie die Maßnahmen um, die noch nicht über die vorhandenen Ressourcen abgedeckt sind und die sowohl baulich, technisch als auch budgetär realisierbar sind
• Kommunizieren Sie über Ihr barrierefreies Engagement – gegenüber Ihren Teilnehmern, aber auch der interessierten Öffentlichkeit, Ihren Stakeholdern oder auch Multiplikatoren und Influencern

Gewinn für Alle

Barrierefreiheit sollte heute ganz selbstverständlich zu modernen Eventkonzepten gehören. Dabei geht es keinesfalls nur um Sonderlösungen für wenige Teilnehmer: Für etwa 10 % der Bevölkerung ist Barrierefreiheit zwingend erforderlich, für etwa 30 bis 40 % notwendig und für 100 % komfortabel. Genauso verhält es sich für Ihre Eventteilnehmer: Die frühzeitige Einbindung barrierefreier Komponenten ermöglicht erst die Teilhabe für Alle und bringt einen wertvollen Komfortgewinn für alle Teilnehmer mit sich. Für Sie als Veranstalter ein klarer Wettbewerbsvorteil – nachhaltig und zukunftsgerichtet.

Über die Autorinnen und events-barrierefrei.de:

Kerstin Hoffmann-Wagner, Dipl.-Bibl. wiss. Bibl. (FH) und Inhaberin von Hoffmann Eventberatung ist tätig als selbstständige Eventberaterin, zertifizierte Trainerin, Nachhaltigkeitsberaterin für die Veranstaltungsbranche sowie Social-Media-Expertin für Events. Gudrun Jostes, Dipl.-Ing. und Inhaberin vom Planungsbüro Jostes ist tätig als zertifizierte Fachplanerin und Sachverständige für Barrierefreies Bauen, Prozessberaterin und Universitätsdozentin sowie beratend im Bereich Barrierefreie Events und Messen.

Seit 2015 kooperieren beide Autorinnen und begleiten mit Fachberatungen zur Barrierefreiheit Projekte und Locations mit ganzheitlichen Ansätzen zur barrierefreien Gestaltung. Sie bieten gezielte praxisorientierte Weiterbildungsangebote mit neuen Impulsen für Veranstalter, Eventplaner und Locationbetreiber mit den Themenschwerpunkten Inklusion und Barrierefreiheit für die Event- und Messebranche an.

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