Hintergrundbericht zu Vienna Rum Festival und Ginmarkt Wien

Hintergrundbericht zu Vienna Rum Festival und Ginmarkt Wien

Am 29. und 30. September 2017 finden die Messen „Vienna Rum Festival“ und „Ginmarkt Wien“ parallel in der Ottakringer Brauerei statt. Wir haben im Vorfeld der Veranstaltungen mit Dominik Gschiegl, Geschäftsführer der Agentur Vision05, über Herausforderungen, Eventmarketing und Budgetierung gesprochen.

EVENTFEX: Wie ist bei Vision05 die Idee entstanden in Wien ein Rum Festival als Eigenevent zu veranstalten?

Dominik Gschiegl: Wir betreiben seit über fünf Jahren den Rum-Onlineshop www.rumzentrum.at mit über 500 Premium Rumsorten aus der ganzen Welt. Daher haben wir nach einer Plattform gesucht, bei der wir einerseits mehr auf das Thema Rum aufmerksam machen können und so neue Kunden generieren und andererseits unseren Onlineshop bewerben können. Nachdem wir mit unserer Werbe-und Eventagentur Vision05 seit über 13 Jahren mit Events Erfahrung haben, wurde die Idee geboren, neben dem Rumfestival in Berlin und London, auch eines in Wien umzusetzen. Die gesamte Konzeptarbeit, die Umsetzung, die Finanzierung und das Risiko liegen zu 100 Prozent bei unserer Agentur.

Laut unserem Wissen wurde das Rum Festival letztes Jahr sehr kurzfristig umgesetzt. Welche Herausforderungen gab es dabei in Bezug auf Location, Partner, Sponsoren, etc.?

Dominik Gschiegl: Mein Geschäftspartner Nicolas Hold hatte schon länger die Idee eine Rummesse umzusetzen, aber es kamen immer andere Projekte dazwischen. Noch dazu hat sich im ersten Jahr die Ausstellersuche schwieriger gestaltet als angenommen. Denn diese kommen aus aller Welt und wir hatten im ersten Jahr nur drei Monate Zeit, da wir erst Ende Juni beschlossen haben das Festival noch im selben Jahr umzusetzen. Wenn man bedenkt, dass Flüge, Quartiere, Personal, Budget etc. für die einzelnen Aussteller zu organisieren sind, dann war das sehr kurzfristig. Noch dazu musste ein Corporate Design und eine Werbekampagne mit geringem Budget entwickelt werden.

Bereits Anfang des Jahres 2016 haben wir uns ein paar Locations angesehen. Wir sind dann aber schnell auf die Ottakringer Brauerei gestoßen, die einfach das perfekte Ambiente für diese Art der Veranstaltung bietet. Eine alte dunkle Brauerei, die Ähnlichkeiten mit einer Destillerie hat, alte Mauern, alte Rohre. In dem Augenblick als wir das erste Mal die „Alte Technik“ (einer der Räume der Ottakringer Brauerei, Anm.d.Red.) gesehen haben, waren wir begeistert!

Sponsoren sind bei dieser Art von Veranstaltungen sehr schwer zu akquirieren, da es sich um das Thema Alkohol handelt. Es war auch gar nicht das Ziel eine Sponsorplattform zu schaffen. Die drei Einnahmensäulen sind Ausstellererlöse, Eintritte und Gastronomie.

Gerade bei einer kurzfristigen Umsetzung sind das Einladungsmanagement, die Werbung, die PR, etc. ganz entscheidend. Wurden von euch spezielle Tools oder Strategien gewählt?

Dominik Gschiegl: Gute Frage, die haben wir uns damals auch gestellt (lacht). Wie bereits gesagt, hatten wir erst Ende Mai beschlossen, das Festival Ende September umzusetzen und die Werbestrategie musste Mitte Juli stehen. Dabei haben wir zum überwiegenden Teil auf klassische Werbung verzichtet (d.h. Inserate in Printmedien, Plakatierung, Citylights, etc.), sondern uns vorrangig auf Below-the-Line Kommunikationsmaßnahmen konzentriert. Durch eine umfassende Onlinekampagne, einerseits über Facebook und Instagram, aber auch durch die Hilfe von Bloggern, haben wir schnell eine große Reichweite erreicht. Andererseits wussten wir, dass sich unsere BesucherInnen in diversen Trendbars, Cafes und Abendlokalen aufhalten. Deshalb haben wir über 500 spezielle Goody Bags (eine bedruckte Rumfestival Fairtrade Stofftasche, gefüllt mit zahlreichen Rumsamples und Werbematerialien) an Influencer und Top-Gastronomen verteilt und die Inhaber zum Festival eingeladen. So haben wir Aufmerksamkeit erzielt und durch die Drucksorten in den Lokalen unsere Kunden angesprochen. Dazu haben wir die Flyer direkt bei den Lokalen über Promotoren verteilen lassen. Durch konsequente und professionelle PR konnten wir die Messe auch in diversen Online Fachmedien bewerben.

Man muss aber dazu sagen, dass heuer, im zweiten Jahr, auch das Interesse der Printmedien besteht, über das Festival zu berichten. Vermutlich liegt es daran, dass die Premiere ein großer Erfolg war.

Das Rum Festival hat eine sehr spezielle Zielgruppe und in Österreich hat es bisher kein vergleichbares Event gegeben. Wie habt ihr die Besucherzahlen im Vorfeld abgeschätzt um das Event zu planen und konnten die Erwartungen letztes Jahr erfüllt werden?

Dominik Gschiegl: Die Budgetierung eines neuen Events ist eine der größten Herausforderungen. Oft ist man sich nicht ganz sicher welche Kosten tatsächlich entstehen und noch viel unsicherer ist die Prognose der Einnahmen. Im ersten Jahr war es besonders schwierig die Besucherzahlen einzuschätzen, wir mussten aber zumindest 75 Prozent der Stände verkaufen. Das war in dieser kurzen Zeit eine wahnsinnige Herausforderung, aber die viele Arbeit hat sich gelohnt. Das mittelfristige Ziel ist es 2000 BesucherInnen beim Festival begrüßen zu dürfen.

Was wird dem Besucher bei Vienna Rum Festival und Ginmarkt Wien geboten?

Dominik Gschiegl: Wir legen großen Wert darauf, dass sich unser Gast vor Ort wohl fühlt und in ein Ambiente eintaucht, in dem er/sie abschalten kann und sich von der Vielseitigkeit des „Golds der Karibik“ begeistern lässt.

Wir bieten über 400 verschiedene Rumsorten von über 50 Marken aus der ganzen Welt, die man vor Ort kosten kann. Dazu gibt es spezielle Masterclasses/Tastings verschiedener Hersteller, bei denen man sein Wissen in Kleingruppen erweitern kann. Die Zigarrenlounge, die mit dem “Cigar Journal“ umgesetzt wird, lädt zur gratis Zigarrenverkostung. Zusätzlich gibt es täglich kubanische Live-Musik und ein umfassendes gastronomisches Angebot mit Foodtrucks und der Havana Cocktailbar. Ein weiteres Highlight ist am Freitag die „Austrian Rum Cocktail Challenge powered by Angostura“, bei der die besten Barkeeper vor einer prominenten Jury um tolle Preise kämpfen.

Ganz neu ist heuer die parallele Veranstaltung „Ginmarkt“, die eine neue Kundenschicht ansprechen soll. Ein Kombiticket (Rum+Gin) kostet nur 5 Euro Aufpreis und es werden mehr als zehn Ginaussteller verschiedene Gins und Gin-Mixgetränke präsentieren. Natürlich sorgt auch ein DJ für gute Stimmung.

Gibt es spezielle Interaktionen um aus der Veranstaltung auch persönliche Besucherinteressen und ein Kundenverhalten für euren Onlinshop Rumzentrum zu gewinnen?

Dominik Gschiegl: Die Strategie ist klar. Wir wollen unseren Fokus auf die Messe selbst setzen, um den BesucherInnen ein einzigartiges Ambiente zu bieten und keine Werbeplattform für das Rumzentrum sein. Rumzentrum wird sich vor Ort um den Festivalshop kümmern, bei dem man alle Rumflaschen direkt erwerben kann. Die Werbung für den Onlineshop selbst ist aber sehr dezent gehalten, es soll nicht aufdringlich sein.

Mit Gin habt ihr eigentlich keine vertriebliche Verbindung. Dennoch habt ihr die Veranstaltung dieses Jahr um den Ginmarkt erweitert. Wie kam es dazu?

Dominik Gschiegl: Mit unserer Agentur Vision05 sind wir bereits über 13 Jahren erfolgreich im Eventgeschäft unterwegs. Wir sind felsenfest davon überzeugt, dass die richtigen Eventplattformen die perfekte Möglichkeit bieten, um Marken bzw. Produkte/Dienstleistungen effektiv und erlebnisorientiert der richtigen Zielgruppe zu präsentieren. Bei Veranstaltungen entspannen die Menschen, brechen aus dem Alltag aus, haben Spaß, vergessen Sorgen und erleben ein Gemeinschaftsgefühl. Diese Emotionen können Unternehmen perfekt nützen, um ihre Kommunikationsbotschaft erlebnisorientiert in einem positiven Umfeld zu transportieren. Zudem ist der Mitteleinsatz des Sponsoringpartners oft gering im Vergleich zu Above-the-line Maßnahmen und es gibt kaum Streuverlust.

Auf Grund dieser Argumente haben wir uns entschieden eine Veranstaltung in der Veranstaltung zu konzipieren. Einen zweiten Event zu schaffen, um an eine neue Zielgruppe zu kommen und dieser ebenfalls das Thema Rum näher zu bringen. Das wird ja aktiv mit dem 5 Euro Ticket (Aufpreis für beide Events) beworben.

Die Location und Gestaltung könnte kaum besser passen. Welche Partner unterstützen euch in der direkten Umsetzung?

Dominik Gschiegl: Das Team der Ottakringer Brauerei ist top organisiert und immer bemüht uns als Kunde die optimalen Vorrausetzungen zu bieten. Sie helfen uns bei der Organisation von diversem Equipment wie Paletten, Kühlungen, Bars, Gläser, Eiswürfel, aber auch bei der Organisation der Securitys.

Der Technikpartner ist mit der Signature Group | www.signaturegroup.at (seit 1.9.2017, früher more Production) exklusiv in der Brauerei, die machen ebenfalls einen super Job. Sie sind für das gesamte Licht (Ambientelicht und Licht für die Aussteller) und für den Ton zuständig.

Die Firma Lichttapete sorgt mit einigen großen und zahlreichen kleinen Projektoren für stimmungsvolles Ambiente an den hohen Wänden. Eingeblendet werden Zuckerrohrfelder, Bilder aus der Karibik und das Rum Festival Design.

Um die Gastronomie kümmern wir uns teilweise selbst, die Foodtrucks kommen von diversen Firmen, wie „The Burger“, „Daily Deli“, „Hy-Kitchen“ und „Pull&Eat“. Für die Cocktailbar sorgt Havana Club, die auch eine echte Zuckerrohrpresse präsentiert, damit die BesucherInnen frisch gepressten Zuckerrohrsaft konsumieren können.

Wenn sich die Zahlen aus dem ersten Jahr weiterentwickeln dürfte das Vienna Rum Festival wohl ein längerfristiger Erfolg werden. Was sind weitere Projekte von Vision05 auf die wir uns in Zukunft freuen können?

Dominik Gschiegl: Das Vienna Rum Festival ist auf jeden Fall länger geplant, wie alle unsere Veranstaltungen. Mit länger ist auf jeden Fall ein Horizont von zumindest drei Jahren gemeint, darüber hinaus nur dann, wenn sich die Veranstaltung auch tatsächlich rechnet. Das ist leider bei vielen Projekten nicht einfach, da der Ressourceneinsatz bei Events enorm hoch ist und der Output sehr oft nicht in Relation zum Aufwand steht.

Neben dem Vienna Rum Festival sind wir Veranstalter vom „Beachvolleyball Masters“ in Baden im Rahmen der European Beachtour. Wir organisieren die erfolgreichen Kulturfestivals „art.experience“ in Mödling, Perchtoldsdorf und Baden, sind verantwortlich für den „Badener Stadtlauf“, den „Velo/Run“, „Baden in weiß“, die Fußball Public Viewings in Baden und das Multisportevent „Variatics“. Gemeinsam mit unserem Kunden NÖM kümmern wir uns um die NÖM Milchstraße. Außerdem arbeiten wir an zahlreichen anderen neuen Eventideen. Also fad wird uns nicht! 😉

Über Vision05

Vision05 ist eine Werbe-und Eventagentur, die sich auf sechs Geschäftsbereiche fokussiert: Events, Grafik/Design, Programmierung von Websites/Onlineshops, Videoproduktionen/Fotografie, Konzeption und Umsetzung von diversen Werbekampagnen und PR Aktivitäten. Ein sehr breites Feld, aber zusammengefasst geht es um Kommunikation. Aktuell sind 14 Personen im Kernteam und bei Bedarf über 100 Personen bei Veranstaltungen.

Über EVENTFEX

EVENTFEX ist ein Online-Magazin, Eventkalender und Marktplatz für innovative Eventdienstleister und Eventveranstalter. Auf EVENTFEX finden Veranstalter die passenden Anbieter, neue Ideen und Tipps für ihre zukünftigen Events.