Location, Team & Technik – wie das Ö3-Weihnachtswunder entsteht

Location, Team & Technik – wie das Ö3-Weihnachtswunder entsteht

Von 19. bis 24. Dezember findet das Ö3-Weihnachtswunder in Linz auf dem Hauptplatz vor dem Alten Rathaus statt. Die Ö3-ModeratorInnen Robert Kratky, Gabi Hiller und Andi Knoll senden dabei 120 Stunden live aus einem gläsernen Studio. EVENTFEX hat mit Wolfgang Pfleger (Leiter Ö3-Eventmarketing) gesprochen um zu erfahren was hinter dieser einzigartigen Charity-Aktion steckt.

Über das Ö3-Weihnachtswunder und wie es dazu kam

Hitradio Ö3 unterstützt die ORF-Aktion „Licht ins Dunkel“ bereits seit Jahrzehnten mit unterschiedlichsten Ö3-eigenen Ideen und Aktionen. So gab es zum Beispiel in früheren Jahren Versteigerungen im Ö3-Radioprogramm mit Exponaten von Prominenten. Seit 13 Jahren wird die Ö3-Wundertüte (alte Handys werden zu einer wertvollen Spende) sehr erfolgreich umgesetzt und eben seit 2014 auch das Ö3-Weihnachtswunder.

Seit rund 14 Jahren gibt es vom „holländischen Ö3“ (Sender: NPO 3FM) vor Weihnachten die Aktion „serious request“: drei ModeratorInnen, die in den Tagen vor Weihnachten in einem gläsernen Studio eingesperrt sind, fasten, Musiker & Gäste begrüßen – und mittels Musikwünschen Spenden sammeln. So wurde in Holland dieses Charity-Format erfunden, dessen lokale/nationale Umsetzung über die Europäische Rundfunkunion (EBU) den öffentlich-rechtlichen Radiostationen in Europa ebenfalls ermöglicht wird. Unter anderem gibt/gab es dies in der Schweiz (SRF3 – „Jeder Rappen zählt“), Belgien (Studio Brüssel – „Music for Life“), Schweden (Sverige Radio – „Musikhjälpen“) oder auch Lettland (Latvijas Radio 5 – „Do Pieci“).

Das Konzept hat Ö3 schon länger gekannt und im Auge gehabt. Im Jahr 2014 war dann der passende Zeitpunkt um mit dem „Ö3-Weihnachtswunder“ eine ö3ige, österreichische Version zu realisieren. Bisher war das Weihnachtswunder in Salzburg (2014), in Graz (2015), in Innsbruck (2016) und dieses Jahr findet es von 19. bis 24. Dezember in Linz auf dem Hauptplatz vor dem Alten Rathaus statt.

„Nach dem Weihanchtswunder ist vor dem Weihnachtswunder“

Im Jahr 2014 war alles sehr „spontan“ und von viel can-do-Mentalität geprägt, da eher kurzfristig nach einem EBU-Workshop Ende Oktober die Idee und Umsetzung noch für den Advent 2014 in Angriff genommen wurde. Zwischenzeitlich gilt „Nach dem Ö3-Weihanchtswunder ist vor dem Ö3-Weihnachtswunder“, da vor allem die Auswahl der richtigen Location und einer motivierten Host-City entsprechend Vorlaufzeit benötigt. Vor dem Sommer müssen Setting, technisches Konzept und grobe Rahmenbedingungen feststehen. Detailarbeit findet über den Sommer statt. Programm- & Kommunikations-Planung sowie Dramaturgie erfolgt dann im Herbst und mit dem Advent geht das Projekt in die Umsetzungsphase.

Planung und Umsetzung eines Wunders

Wie bereits erwähnt ist vor allem die Auswahl der passenden Location sehr entscheidend: Frequenzlage an einer Örtlichkeit wo auch tagsüber viele Menschen in ihrem vorweihnachtlichen Alltag unterwegs sind, ist ebenso wichtig, wie weihnachtliche Atmosphäre und ein emotionaler Rahmen. Für uns ist außerdem die Eventtauglichkeit wichtig. Dazu zählen Infrastruktur, Beschallung, Flächen für Publikum wie auch Aufbauten, etc. und es muss ein markanter Platz mit hoher visueller und gelebter Identifikationsbildung für die jeweilige Host-City sein.

Die Planung und Umsetzung des Ö3-Weihnachtswunders erfolgt in direkter Zusammenarbeit mit der Stadt. Vertreten wird diese z.B. durch Magistrat, Veranstaltungs-Büro, Tourismus-Management oder eine andere agile Organisation/Abteilung. Neben dem Live- & Radioprogramm sind die Aufgaben von Ö3 und Ö3-Marketing vor allem Setdesign, Studiobauten, Sendeinfrastruktur, Online-Social-Media-Begleitung mit Video-Livestream, Fotos, etc. Die Host-City übernimmt die Rolle des Veranstalters, verantwortet die Event- und Sicherheitsinfrastruktur und bringt regionale/lokale Kommunikation und Bewerbung mit ein.

Location-Scouting und Gespräche mit interessierten Orten und Gemeinden werden mit Blick auf noch hoffentlich viele Ö3-Weihnachtswunder-Jahre nicht exklusiv geführt! Interessenten bitte jederzeit sehr gerne bei Ö3 melden!

Fakten und Zahlen: Was benötigt es für ein Ö3-Weihnachtswunder?

Vor allem die passende Location: derzeit je nach Gegebenheiten mit rund 550 m² bebaubaren & dauerhaft absperrbaren Studio-, Backstage- & und Logistikflächen – sowie mindestens 650m² Publikums- & Aktionsfläche. Das Ö3-Weihnachtswunder ist aber ein sehr dynamisches Projekt, verändert sich von Jahr zu Jahr und wächst, somit verändern sich auch die Anforderungen an die nutzbaren Flächen im öffentlichen Raum.

Für die Sendung vom 19. bis 24. Dezember 2017 wurden 13 Container für diverse Anwendungen in Linz aufgestellt. Es sind ca. 15 LKW- und Sattelzüge für den Aufbau im Einsatz. Für das Containerdorf am Linzer Hauptplatz werden rund 140 Kilowatt Strom benötigt. Es gibt einen Trinkwasseranschluss und für das Abwasser kommt mehrmals ein Pumpwagen.

Aufgrund des langen Wochenendes zum Feiertag war der erste Aufbautag diesmal der 7.12. und von 11.-15.12. fanden geblockt die umfangreichsten und gröbsten Aufbauarbeiten statt. Von 16.-18.12. wurden noch Innenausbau, technische & dramaturgische Proben, etc. durchgeführt.

Der wichtigste Ort neben dem gläsernen Ö3-Studio ist dabei das Backoffice – die Nervenzentrale, wo Produktionsbüro, Radio- & Online-Redaktion, Videoregie für den Live-Stream, etc. angesiedelt sind. Dort steht eines der wichtigsten Geräte: die Kaffeemaschine – 24/7 in Betrieb!

Herausforderungen eines 24 Stunden Live-Events

Da Ö3 365 Tage im Jahr 24/7 sendet (übrigens als einziger österreichischer Radiosender stets mit Live-Moderation und einer durchgehend besetzten Nachrichtenredaktion), ist der 24/7 Betrieb an sich nicht ungewöhnlich. Aufgrund der vielen Programmpunkte und teils überraschenden Aktionismen auch in den Nachtstunden gibt es immer wieder Überraschungen und auch Herausforderungen an die ModeratorInnen – wie auch an die Crew rund um das Studio.

Das Ö3-Studio in Wien Heiligenstadt ist während der 120 Stunden Sendung ebenso 24/7 besetzt. Von dort werden nämlich „verlässlich um Punkt“ in der bewährten Ö3-Qualität Nachrichten, Wetter und Verkehrsservice gesendet. Außerdem werden dort auch die zahlreichen Musikwünsche zur Ö3-Weihnachtswunder-Playlist gesammelt. Falls es kurzfristig zu einer technischen Störung im Studio in Linz kommen sollte, kann somit aus dem Ö3-Studio Heiligenstadt unterbrechungsfrei überbrückt werden.

Wie groß ist das Team vor Ort?

Robert Kratky, Gabi Hiller und Andi Knoll sind auch 2017 wieder die drei Ö3-ModeratorInnen im gläsernen Studio und senden die 120 Stunden nonstop. Von der Kern-Crew (Ö3 wie auch externe Partner und Lieferanten) sind bis zu ca. 35 MitarbeiterInnen gleichzeitig auf der Location beim Ö3-Studio in Linz. Bei den Auf-/Abbau-Arbeiten je nach Arbeitsphase sind es nochmal einige weitere von unterschiedlichsten Firmen.

Welche Partner helfen Ö3 bei der Umsetzung?

Langjährige verlässliche Partner beim Ö3-Weihnachtswunder sind u.a. A1 Telekom für die benötigten Übertragungs- & IT-Leitungen, Firma Gföllner Fahrzeugbau und Containertechnik für die gläsernen Studio-Container (und heuer sämtliche Containerbauten), Firma Janitsch Event Consulting für die Licht- & Tontechnik am Platz, Firma Manssuri IT & Event Solutions für Video-Produktion & Video-Stream.

Einige wichtige Partner und Lieferanten ändern sich aufgrund der wechselnden Städte jährlich bzw. weil diese Teile von der jeweiligen Stadt verantwortet und organisiert werden. Dies betrifft v.a. Strom-Versorgung & Verlegung.

Gibt es in Zukunft Pläne für ähnliche Live-Marketing Formate?

Klar, diese Überlegungen gibt es immer wieder, weil das Ö3-Weihnachtswunder für Ö3 (Programm, Marke und Marketing) im Jahr 2017 ein Bestcase ist: Eine auffällige und bekannte Radiosendung und ein Live-Event mit zahlreichen Zuschauern rund um die Uhr. Gleichzeitig ein Online-Social-Media-Event mit viel Viralität, Reichweite und User Generated Content. Und das Ganze als Teil einer nationalen wie auch regionalen Kommunikations-Kampagne.

Vor allem die persönlichen, direkten und intensiven Besucherkontakte (vor Ort) und Hörerkontakte durch die Musikwünsche & Spenden (Online, Telefon, vor Ort) sind motivierendes Feedback wie auch ein tolles Ergebnis des Ö3-Weihnachtswunders. Und dank der Spendenbereitschaft der Ö3-Gemeinde in den letzten Jahren (bisher mehr als 3,5 Millionen Euro an Spendengeld) hat die Ö3-Gemeinde sehr tatkräftige Unterstützung für Licht ins Dunkel tätigen können!

Mit dem „Song des Lebens“ zum 50. Geburtstag von Ö3 haben wir heuer im Mai/Juni einige dieser Mechanismen in anderer Zusammensetzung genutzt: Werbekampagne zur Emotionalisierung und Thematisierung, Online-Voting um die Lieblingssongs der Ö3-Hörerinnen zu finden und der Top1000 Countdown als 24/7 Radiosendung. Begleitet von PR und PR-Event, in dem einige Sendungen von aktuellen Ö3-ModeratorInnen gemeinsam mit Ö3-Moderatoren aus den letzten 50 Jahren präsentiert und moderiert wurden.

Über das Ö3 Eventmarketing: Aufgaben, Team, Projekte

Wolfgang Pfleger (Leiter Ö3-Eventmarketing), Foto: Walter Dunger

Wolfgang Pfleger (Leiter Ö3-Eventmarketing), Foto: Walter Dunger

Zur DNA von Ö3 (bzw. als fixe Größe im Marketingmix) zählen seit Jahrzehnten Ö3-Events, da diese Musik, Lebensfreude und Emotionalität nach ganz Österreich und zu den Ö3-Hörerinen bringen – und so eine stark imagebildende Maßnahme darstellen. Bereits lange Jahre vor „Social Media“ haben die Ö3-Events den Sender Ö3, die Ö3-Moderatoren und die Marke Ö3 sichtbar und erlebbar gemacht.

Mit Ö3-Events werden Nr. 1 Themen des Landes (Donauinselfest, Konzerte & Festivals, Sportevents wie Hahnenkamm-Rennen oder Beach Volleyball WM), Events für jüngere Zielgruppen (Maturareisen, Disco & Party-Events) und einzigartige Konzepte (z.B. Ö3-PistenBully, Ö3-Konzertspektakel) auch direkter und fixer Bestandteil im Ö3-Programm bzw. Ö3-Content in all unseren Kanälen.

Ein Team aus derzeit fünf Eventmanagern betreut und organisiert (in enger Zusammenarbeit mit örtlichen Veranstaltern) rund 290 Veranstaltungstage pro Jahr – u.a. 60 Ö3-Konzerte mit internationalen & nationalen KünstlerInnen, 60 Ö3-Discos (seit über 25 Jahren!), 20 Ö3-PistenBully-Einsätze – und Specials wie Ö3-Lake-Festival, Ö3-Konzertspektakel, Ö3-Events bei Summer Splash – und jährlich das größte Ö3-Event: an 2 Tagen die „Ö3-Bühne am Donauinselfest“.

Über EVENTFEX

EVENTFEX ist ein Online-Magazin, Eventkalender und Marktplatz für innovative Eventdienstleister und Eventveranstalter. Auf EVENTFEX finden Veranstalter die passenden Anbieter, neue Ideen und Tipps für ihre zukünftigen Events.